Кайдзен как способ навести порядок в Казахстане

Практика постоянного улучшения, начиная с производства и заканчивая высшим руководством, от рядового рабочего до директора, называется «кайдзен», передает Total.kz. Японская философия, применяемая в бизнесе, приводит к непрерывному улучшению стандартизованных действий и процессов, стремящемуся к главной цели кайдзен — производству без потерь.

В нашей стране практику кайдзен на протяжении нескольких лет применяют многие бизнес-организации. А первым государственным коммунальным предприятием, ее освоившим, стала Астанинская Энергосбытовая Компания, директор которой Бакытжан Ильяс рассказал Total.kz о том, как работает кайдзен.

ТОТАЛ: Бакытжан, расскажите, как и почему вы начали внедрять кайдзен в вашей компании?

ИЛЬЯС: Систему кайдзен мы начали применять с мая прошлого года. Мы решили полностью изменить подход в работе компании, сделав ставку на эффективность. Пригласили консультантов, которые обучались этому непосредственно у японцев. Впервые кайдзен был применен в ряде японских компаний в период восстановления после Второй мировой войны, и с тех пор распространился по всему миру. Кайдзен — это не инструмент, не механизм, это философия, которая включает в себя много отработанных и эффективных инструментов, что позволяет компании становиться на рельсы непрерывного прогресса. В рамках внедрения мы обучили всех наших сотрудников управлению командой, временем, проектами, первоклассному сервису, делегированию полномочий. Внедрение заняло четыре месяца, далее система начала работать в тестовом режиме.

ТОТАЛ: Расскажите о ее особенностях.

ИЛЬЯС: Основные пять инструментов кайдзен — это 5S: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование. Такой непрерывный цикл работ позволяет соблюдать свое рабочее место любому сотруднику, будь то начальник или водитель, в соответствии с этими пятью принципами. Это первый шаг введения системы. В процессе внедрения мы разобрались, где у нас есть недостатки, где нерационально используются ресурсы. Например, лишнее хождение, когда всего необходимого нет под рукой. Среди основных принципов кайдзен — непрерывное совершенствование, вовлеченность всех работников во все сферы. Чтобы вовлечь всех сотрудников, был запущен такой инструмент как рационализаторские предложения. Мы придумали специальную доску. Когда поступает какое-либо предложение от любого работника, он самостоятельно вывешивает его на доску в раздел «принятые предложения». Каждую пятницу ответственный работник собирает их, и в этот день заседает специальная «кайдзен-комиссия», где обсуждается то или иное предложение и его дальнейшая судьба. Если предложение одобрено, далее оно идет в работу и после завершения переходит в графу «выполненные». Здесь существует система поощрения. Каждое выдвинутое предложение оплачивается так называемой фишкой — эквивалент 200 тенге. Если это предложение было рассмотрено и выполнено, автор идеи получает следующую фишку — номиналом уже в 1000 тенге. Таким образом мы мотивируем и стимулируем наших работников. По итогам 2017 года компания раздала фишек на 50 тысяч тенге.

ТОТАЛ: Какие еще нововведения вы используете и как они отражаются на эффективности?

ИЛЬЯС: Мы успешно внедрили инструмент управления временем, так называемую «Матрицу Эйзенхауэра». Это один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «важно — неважно» по горизонтали и «срочно — не срочно» по вертикали. Получая задание, сотрудники понимают, в какой последовательности их эффективнее выполнять. Мы отслеживаем, чтобы наши работники планировали свои текущие дела по этому принципу.

Немаловажной частью системы является управление проектами, а также развитие корпоративного духа. В компании регулярно проходят коллективные мероприятия, начали изучение английского языка для работников за счет компании. Кроме того, у нас много социальных и благотворительных проектов.

ТОТАЛ: Расскажите о практических изменениях в рутинной, ежедневной работе.

ИЛЬЯС: На практике это выглядит так. Папки с документами строго пронумерованы и стоят в определенном порядке. Каждый сотрудник визуально и интуитивно знает, где что лежит, и уже не тратит время на поиски нужных бумаг.

Рабочее место каждого работника в офисе содержится в строгом порядке в соответствии с фотопримерами. Для удобства все канцтовары погружены в специально вырезанный по форме поролон-трафарет, где у каждой ручки или скотча есть свое строгое место. И даже расположение монитора и клавиатуры максимально удобны и эффективны. Несколько раз в месяц «кайдзен-комиссия» проводит внеплановые проверки рабочего места. Все столы должны соответствовать фотостандарту по 5S. Отклонения от них влекут штрафы в премировании.

ТОТАЛ: Как новый формат работы был воспринят сотрудниками, были ли противники, не желающие изменений в устоявшемся годами укладе?

ИЛЬЯС: Несмотря на первоначальную сложность, все коллеги поддержали введение кайдзена и с радостью начали применять практику в работе. Потому что, в первую очередь, кайдзен дисциплинирует дух и повышает работоспособность. Важным правилом у нас считается строго регламентированный рабочий день. Никто из сотрудников не задерживается после работы, потому что правильно выстроенный день дает им возможность уходить вовремя. Немаловажный момент — вся работа и трансформация начинается по вертикали сверху, то есть с первого руководителя. Начав с себя, я показал всем остальным, как это работает и зачем нам нужно.

Есть также несколько приемов для поднятия настроения, например, на всех рабочих местах развешаны веселые стикеры. Специально для клиентов оборудованы отсеки, где они могут оставлять сумки, точки для зарядки мобильных телефонов.

Еще один приятный бонус по системе 5S — это переходящий кубок. Ежемесячно каждый отдел борется за звание лучшего.

ТОТАЛ: Кайдзен давно используют в бизнес-среде. Есть ли такая тенденция среди государственных органов?

ИЛЬЯС: В системе госорганизаций мы первые, кто экспериментально и успешно внедрили ее. Будучи городским коммунальным предприятием, очень непросто вытеснить закостенелую бюрократию и отойти от образа «офисного планктона». Но постепенно мы пришли к сегодняшним результатам. В работе это нам дало следующие результаты. Во-первых, благодаря кайдзену в разы улучшилось оказание услуг. Максимально цифровизованы все процессы как внутри компании, так и по работе с клиентами. Теперь не надо приходить в офис для решения вопросов. Все это можно делать онлайн. Во-вторых, изменилось отношение к клиенту. Мы научили сотрудников принимать каждого клиента с улыбкой. В-третьих, повысилась эффективность текущего штата, каждый месяц растет число новых клиентов, но при этом все имеющиеся ресурсы максимально задействованы и нет необходимости расширения.

ТОТАЛ: Во сколько обошлось внедрение кайдзен?

ИЛЬЯС: Наше обучение стоило около 2 млн тенге. Но наблюдая колоссальные результаты и прогресс, я считаю, что деньги оправдали себя полностью. Мы видим огромную разницу в работе у нас и госорганов местного и республиканского масштаба. Потому что кайдзен не просто система — это новый образ жизни и мышления в голове каждого, который успешно применяется не только в делах профессиональных, но и в быту, и даже в воспитании. Люди, которые начинают применять кайдзен, видят его эффективность, как он меняет жизнь и отношение к ней и потом не хотят от него отходить. Мы готовы бесплатно делиться своим опытом со всеми желающими, обучать и подсказывать, ведь таким образом можно навести порядок в каждой, даже самой забюрократизированной организации.